Interview Untuk Analisis Jabatan

Salah satu metode yang dapat dilaksanakan untuk mendapatkan data primer adalah interview. Interview suatu proyek analisa jabatan dilaksanakan dengan interviewee yang terdiri dari incumbent (pemangku jabatan), superior (atasan), subordinate (bawahan), peers (rekan kerja, yang selevel pangkat/jabatan).

Persiapan Interview

Sebelum melaksanakan interview, interviewer sebaiknya melakukan persiapan terlebih dahulu. Persiapan yang dilakukan antara lain persiapan materi pertanyaan. Materi pertanyaan hendaknya dibuat berdasarkan data-data apa saja yang ingin diketahui. Untuk mempermudah menyusun pertanyaan maka interviewer sebaiknya mencermati dokumen-dokumen job description yang umum dipakai. Maka, dalam dokumen itu akan ditemukan beberapa hal yang akan digali dalam interview. Hal yang dimaksud antara lain maksud jabatan (menjawab pertanyaan “untuk apa sebenarnya posisi ini ada dalam organisasi), tugas-tugas yang dikerjakan, mulai dari tugas rutin dan non rutin, stakeholders, tantangan, hambatan, kesulitan dalam pekerjaan. Selanjutnya adalah relevan untuk ditanyakan mengenai standar kompetensi minimal yang dibutuhkan supaya dapat mengerjakan tugas dengan performance yang rata-rata (average performance).

Selain materi, interviewer juga menyiapkan peralatan seperti alat rekam dan alat tulis. Alat rekam diperlukan supaya dalam analisa atau pengolahan interview, interviewer dapat terbantu untuk kembali mencermati hasil percakapan. Alat ini juga membantu interviewer untuk lebih fokus mendengarkan jawaban interviewee dan tidak terlalu sibuk mencatat.

Pelaksanaan Interview

Pada saat pelaksanaan interview, sebaiknya diciptakan suasana yang nyaman, tidak tegang dan terbuka. Ada kesan, interviewee seolah merasa diselidiki karena pertanyaan interviewer yang memang menggali informasi. Oleh karena itu, interviewer hendaknya menjelaskan lebih dahulu maksud atau tujuan adanya interview itu dan apa yang akan dihasilkan dari proses interview yang dilaksanakan.

Pengolahan Data

Setelah mendapatkan data dari semua interviewee, maka interviewer akan mengolah data. Proses pengolahan data dapat dilakukan dengan menyalin atau memparafrasekan hasil interview yang ada dalam rekaman suara dan catatan. Kemudian, analis mulai menyusun draft job description dengan format yang telah disetujui. Draf inilah yang akan dikembangkan menjadi sebuah uraian pekerjaan yang dilengkapi data dari sumber lain.

Proses Analisa Jabatan

Bagi mereka yang berkecimpung dalam aktivitas Human Resources, istilah Job Analysis, Job Description, Job Specification dan Job Evaluation bukanlah istilah yang asing. Istilah-istilah tersebut dalam bahasa Indonesia dikenal dengan Analisa Jabatan, Uraian Jabatan, Spsifikasi Jabatan dan Penilaian jabatan. Untuk itu perlu dimengerti apa dan bagaimana berfungsinya aktivitas-aktivitas tersebut termasuk mengapa perangkat tersebut diperlukan.

Organisasi manapun di dunia jika dikelola dengan benar selalu menggunakan strategi dalam menjalankan roda organisasinya. Yang dimaksud strategi disini adalah “rencana apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi”. Walaupun ini bukan definisi ilmiah tetapi merupakan definisi praktis, namun kiranya cukup untuk memulai topic pembicaraan kali ini. Strategi organisasi, yang dalam pengembangannya dipengaruhi oleh faktor luar maupun faktor dalam di dalam organisasi, selanjutnya akan dijabarkan lebih lanjut oleh Divisi-divisi seperti Keuangan, Komisi-komisi, dll yang ada dalam organisasi tersebut. Sehingga nantinya akan ada perencanaan di dalam divisi-divisi tersebut. Selanjutnya perencanaan Divisi tersebut akan dijabarkan lebih lanjut lagi dengan lebih terperinci menjadi Goal dan Objektip oleh departemen-departemen atau bagian-bagian lain dalam Divisi masing-masing. Untuk Human Resources Department misalnya dibagi dalam Recruitmen, Pengupahan, Training and Development dsb.

Namun sebelum masuk lebih dalam kiranya perlu dikemukakan atas beberapa istilah yang mungkin perlu dikaji.

1. Posisi: (sering disebut pula “kedudukan”) adalah sekelompok tugas yang dilimpahkan kepada seseorang. Banyaknya posisi dalam suatu organisasi adalah sebanyak personalia dalam organisasi itu.
2. Jabatan: merupakan sekelompok posisi yang sama dalam jenis dan tingkatan pekerjaannya. Dalam beberapa hal sebuah posisi yang tercakup dalam jabatan itu karena tidak ada posisi lainnya yang sama.
3. Okupasi: merupakan sekelompok jabatan yang sama dalam jenis pekerjaan dan ditemukan di seluruh organisasi. Suatu okupasi adalah suatu golongan pekerjaan yang ditemukan dalam banyak organisasi.


Mengapa Analisa Jabatan? Karena pada dasarnya focus utama dari Human Resources dari suatu organisasi adalah manusia yang berkarya atau bekerja di lingkup organisasi tersbut serta pekerjaannya/karyanya yang dikerjakan oleh manusia tersebut.

Pertanyaan selanjutnya adalah apa yang dimaksud dengan analisa jabatan?

Secara umum dapat didefinisikan dengan “suatu proses secara sistematis untuk mendapatkan informasi-informasi yang penting dan relevan mengenai suatu jabatan”.

Dengan demikian analisa jabatan merupakan suatu proses pengkajian dan pengumpulan informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan dan tanggung jawab suatu jabatan tertentu. Dalam kenyataannya ini merupakan suatu prosedur untuk mengumpulkan, mengolah, menafsirkan dan menarik kesimpulan berdasarkan segala fakta yang relevan dengan jabatan secara sistematis.

Oleh karena itu analisa jabatan menyelidiki tugas-tugas, proses-proses, peraturan-peraturan, wewenang-wewenang dan tanggung jawab, kondisi-kondisi kerja dan syarat-syarat perseorangan. Artinya bahwa analisa jabatan berhubungan dengan jabatan dan kondisi mengenai pemegang jabatan (pekerja) untuk melangsungkan jabatan tersebut.

Hasil langsung dari analisa ini adalah deskripsi jabatan/uraian jabatan dan spesifikasi jabatan.

Bagaimana kita melakukannya?

Untuk ini ada empat hal yang kita perlu ketahui. Pertama adalah sumber data. Kedua, bagaimana mendapatkan data tersebut. Ketiga adalah proses pengumpulannya, dan terakhir adalah siapa yang terlibat dalam proses analisa jabatan tersebut?.

1. Sumber Data.
Kita dapat membedakan sumber data menjadi dua kelompok.. “Sumber primer”, jika data itu diperoleh langsung dari pemegang jabatan dan/atau atasan pemegang jabatan tersebut. Disebut ‘sumber data sekunder” jika kita mendapatkannya dari selain yang primer tersebut. Ini antara lain diperoleh dari Organisasi itu sendiri, Dokumentasi yang sebelumnya, publikasi-publikasi, Assosiasi lain yang relevan, Data survey lain dsb.

2. Metode Analisa
Banyak cara untuk pengumpulan data ini. Untuk data primer yang sering digunakan ialah:

1. Pengamatan langsung. Ini terutama untuk pekerjaan-pekerjaan yang banyak membutuhkan pekerjaan phisik dan siklus kerjanya relatip pendek. Tentu saja dapat diikuti dengan pertanyaan-pertanyaan jika diperlukan penjelasan.
2. Wawancara. Bisa dilakukan wawancara perorangan maupun wawancara kelompok. Ini hampir dapat dipergunakan untuk semua jenis pekerjaan. Dimaksud dengan wawancara kelompok disini jika yang diwawancarai beberapa pekerja yang mengerjakan pekerjaan yang sama. Keuntungannya informasi yang dikumpulkan akan lebih lengkap karena pekerja-pekerja tersebut dapat saling melengkapi.
3. Kuestioner. Ini lebih cocok untuk pekerjaan yang memerlukan olah pikir dan memerlukan waktu untuk menjawabnya dan menghendaki pemegang jabatan untuk menjelaskan secara tertulis. Dapat disiapkan dalam bentuk “open-ended Questionaire” ataupun dengan “Highly Structured Questionaire”.
4. Kombinasi dari beberapa sistim di atas.

3. Proses analisa.
Untuk mendapatkan hasil yang maksimal, sebaiknya mengikuti proses berikut:

1. Pilih Jabatan-jabatan yang direncanakan untuk dievaluasi dan lengkapi dengan memeriksa catatan-catatan yang ada atau terdahulu mengenai jabatan yang dimaksud
2. Jelaskan maksud dan tujuannya kepada sipemegang jabatan dan atasannya. In perlu agar mereka tidak curiga, karena kalau mereka berfikir bahwa ini akan merugikan mereka, informasi yang akan mereka berikan tidak akan obyektip.
3. Jika maksud dan tujuan telah diterima dan dimengerti oleh pemegang jabatan barulah proses analisa dapat dilaksanakan.
4. Setelah keterangan yang diperlukan dirasa telah lengkap, kumpulkan dan susun baik uraian maupun spesifikasi jabatan.
5. “Maintain dan update” uraian maupun spesifikasi jabatan tersebut dengan selalu melengkapinya dengan informasi-informasi baru.

4. Siapa yang terlibat dalam proses analisa tersebut?
Seperti dikemukakan sebelumnya, pemegang jabatan dan atasannya yang langsung adalah kunci utama. Dari human resources biasanya seorang Job Analyst dan kalau tidak ada petugas yang khusus untuk itu dapat dibentuk task-force yang tentunya perlu mendapatkan pelatihan terlebih dahulu.

Kumungkinan-kemungkinan terjadinya kesalahan dalam proses analisa antara lain:

1. Salah dalam menentukan sampel
2. Informasi yang dikumpulkan kurang lengkap
3. Salah dalam mengartikan pertanyaan sehingga jawaban yang diberikan kurang tepat.
4. Bias dari pemegang jabatan ataupun penanya
5. Salah dalam menafsirkan hasil jawaban

Job Analysis dalam Praktik (2)

lanjutan ........

8. Problem / Tantangan Khusus (Specific Problem / Challenges)

Menggambarkan bagian yang paling sulit dan kompleks yang tidak tercakup dalam uraian di atas dan yang bukan merupakan kegiatan rutin sehari-hari. Berisikan problem dan tantangan khusus yang khas dari suatu jabatan, di dalam maupun di luar organisasi, yang berkaitan dengan lingkup tanggungjawab jabatan.

Beberapa hal yang dapat membantu Anda untuk mengidentifikasi tantangan dan kompleksitas jabatan:
1. Keanekaragaman masalah
2. Masalah yang paling khas
3. Masalah yang paling sulit
4. Desakan waktu dan perhatian yang dibutuhkan dalam memecahkan masalah
5. Dukungan, bantuan, kemampuan yang dibutuhkan dalam memecahkan masalah
6. Kondisi atau keadaan lingkungankerja secara fisik seperti beresiko atau berbahaya, suara atau bunyi keras, gelap, pengap, kotor atau berlumpur, tertutup atau terisolasi, sempit dll.

Masalah-masalah ini bukan masalah yang bersifat pribadi seperti masalah antara atasan dan bawahan atau masalah ketidakpuasan kerja dll. Dengan kata lain, siapa pun yang menduduki jabatan tersebut akan menghadapi kesulitan atau masalah yang sama karena masalah tersebut melekat pada jabatan, bukan pejabatnya.

C. Langkah-langkah Penyusunan

>>> Mengkaji data-data Yang ada:
¨ Visi dan misi (Arah Dasar),
¨ Buku Panduan/Pedoman Pengelolaan Paroki/Instansi Kategorial.
¨ Struktur organisasi
¨ Daftar posisi yang ada
¨ Daftar tugas (task list)
¨ Tingkat kewenangan (level of authority)

>>>Melaksanakan analisa posisi (position analysis)
¨ Mengobservasi
>>>Mendaftar kegiatan apa saja yang HARUS dilakukan untuk memperoleh HASIL yang ada dalam Analisis Stakeholder
=> Kegiatan harian, mingguan, bulanan
=> Kegiatan yang dilakukan sendiri, bersama orang lain, dalam tim,
=> Kegiatan persiapan (pra-kegiatan) hingga penyelesaian (pasca-kegiatan)
=> Tuliskan dalam format:
=> Kata/frase Kerja + agar/supaya + Kata/frase Benda (hasil, bila ada) + Kata keterangan/frase (waktu, tempat, dll, bila perlu).
¨ Mengedarkan Questionaire
¨ Melakukan Wawancara
¨ Kombinasi

>>>Merumuskan draft position description:
¨ Menggunakan format baku/yang telah disepakati
¨ Bila mungkin, mendiskusikan draft tersebut dengan pemegang posisi (incumbent) dan juga pengawas (superior)

>>>Menetapkan position description
¨ Mengajukan position description dalam bentuk tertulis (hard copy) untuk ditandatangani dan disetujui baik oleh incumbent maupun superior
¨ Mengarsip position description, memperbarui bila dibutuhkan, menggunakan sebagai rujukan.

Analisa Jabatan: Pengantar dan Konsep

Oleh: Edy Susilo, Martin

Analisa Jabatan atau Job Analysis adalah sebuah alat yang biasa digunakan dalam manajemen sumber daya manusia - MSDM. Alat ini diciptakan untuk mendapatkan gambaran menyeluruh dan lengkap mengenai suatu jabatan atau posisi. Gambaran lengkap dan menyeluruh yang dimaksud adalah uraian mengenai tanggungjawab dan tugas-tugas suatu jabatan (job description) dan uraian mengenai kualifikasi atau persyaratan yang dibutuhkan (job spesification) supaya tanggungjawab dan tugas tersebut dapat dijalankan dan memberikan unjuk kerja (performance) yang dapat diterima (average) dan luar biasa (outstanding).

Sajian informasi atau uraian dari analisa jabatan inilah yang akan digunakan dalam proses atau kegiatan MSDM yang lain. Begitu pentingnya alat ini sehingga ada yang menyebut job analysis ini sebagai alat yang utama dan pertama dalam MSDM. Fungsi MSDM lain yang akan mempergunakan dokumen hasil analisa jabatan (job description and job spesification) adalah perencanaan tenaga kerja (manpower planning), perekrutan dan penempatan (recruitment and placement), pengembangan organisasi (organisation development), pelatihan dan pengembangan (training and development), penggajian dan imbal jasa (compensation and benefit), hubungan industrial (industrial relation), dan juga sistem informasi SDM (human resources information sistem).

***

Kendati proses analisa jabatan dapat dilakukan sendiri oleh organisasi atau perusahaan, namun banyak perusahaan besar yang menyerahkan proses analisa jabatan ini kepada pihak ketiga atau para konsultan. Hal ini karena proses ini biasanya dilakukan sepaket dengan evaluasi jabatan (proses lain untuk menentukan nilai atau harga suatu posisi atau jabatan) sehingga membutuhkan tingkat independensi yang tinggi. Selain karena sumber daya internal yang belum mampu menangani proses ini.

Proses Analisa Jabatan:

Analisa jabatan akan dimulai dengan proses pengumpulan data-data dari internal organisasi. Data-data yang biasanya digunakan adalah dokumen visi misi perusahaan, dokumen peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama, dokumen prosedur operasi yang sudah distandardisasikan, dan dokumen lain yang dapat memberikan histori jabatan yang akan dianalisa. Selanjutnya analis jabatan (sebutan untuk orang yang melakukan analisa jabatan) akan mempelajari dokumen tersebut dan menggali informasi mengenai suatu jabatan.

Setelah mendapatkan informasi dari data yang sudah ada, analis jabatan akan terjun ke lapangan mengadakan 1) Penyebaran questioner 2) Wawancara dengan pemangku jabatan/incumbent, atasan/superior, rekan/peer, dan bawahan/subordinate 3) Observasi. Proses terjun di lapangan ini dilakukan untuk organisasi yang proses bisnisnya sudah berjalan. Artinya sudah ada kegiatan yang dilakukan. Di lapangan ini, analis jabatan akan menggali mengenai: tanggungjawab dan wewenang jabatan, tugas-tugas yang dijalankan, prosedur standar dalam operasionalisasi, kendala dan hambatan, pihak yang biasa terlibat dalam penanganan pekerjaan (stake holders). Maka sebelum mengadakan wawancara, biasanya analis jabatan akan menyebarkan questioner yang berisi pertanyaan seputar hal tersebut di atas.

Ketika pulang dari lapangan, analis jabatan akan menggenggam informasi yang akan diramu menjadi uraian jabatan dan persyaratan jabatan. Dia akan membuat draf atas informasi tersebut. Draf uraian jabatan dan persyaratan jabatan tersebut selanjutnya akan dikonsultasikan kembali dengan atasan dan pemangku jabatan, sebelum disetujui oleh atasan dan pemangku jabatan.

Dalam tulisan-tulisan selanjutnya akan diurai secara lebih mendalam mengenai proses analisa jabatan, alat-alat yang biasa digunakan dalam analisa jabatan, dan hal teknis lainnya.

***