Interview Untuk Analisis Jabatan

Salah satu metode yang dapat dilaksanakan untuk mendapatkan data primer adalah interview. Interview suatu proyek analisa jabatan dilaksanakan dengan interviewee yang terdiri dari incumbent (pemangku jabatan), superior (atasan), subordinate (bawahan), peers (rekan kerja, yang selevel pangkat/jabatan).

Persiapan Interview

Sebelum melaksanakan interview, interviewer sebaiknya melakukan persiapan terlebih dahulu. Persiapan yang dilakukan antara lain persiapan materi pertanyaan. Materi pertanyaan hendaknya dibuat berdasarkan data-data apa saja yang ingin diketahui. Untuk mempermudah menyusun pertanyaan maka interviewer sebaiknya mencermati dokumen-dokumen job description yang umum dipakai. Maka, dalam dokumen itu akan ditemukan beberapa hal yang akan digali dalam interview. Hal yang dimaksud antara lain maksud jabatan (menjawab pertanyaan “untuk apa sebenarnya posisi ini ada dalam organisasi), tugas-tugas yang dikerjakan, mulai dari tugas rutin dan non rutin, stakeholders, tantangan, hambatan, kesulitan dalam pekerjaan. Selanjutnya adalah relevan untuk ditanyakan mengenai standar kompetensi minimal yang dibutuhkan supaya dapat mengerjakan tugas dengan performance yang rata-rata (average performance).

Selain materi, interviewer juga menyiapkan peralatan seperti alat rekam dan alat tulis. Alat rekam diperlukan supaya dalam analisa atau pengolahan interview, interviewer dapat terbantu untuk kembali mencermati hasil percakapan. Alat ini juga membantu interviewer untuk lebih fokus mendengarkan jawaban interviewee dan tidak terlalu sibuk mencatat.

Pelaksanaan Interview

Pada saat pelaksanaan interview, sebaiknya diciptakan suasana yang nyaman, tidak tegang dan terbuka. Ada kesan, interviewee seolah merasa diselidiki karena pertanyaan interviewer yang memang menggali informasi. Oleh karena itu, interviewer hendaknya menjelaskan lebih dahulu maksud atau tujuan adanya interview itu dan apa yang akan dihasilkan dari proses interview yang dilaksanakan.

Pengolahan Data

Setelah mendapatkan data dari semua interviewee, maka interviewer akan mengolah data. Proses pengolahan data dapat dilakukan dengan menyalin atau memparafrasekan hasil interview yang ada dalam rekaman suara dan catatan. Kemudian, analis mulai menyusun draft job description dengan format yang telah disetujui. Draf inilah yang akan dikembangkan menjadi sebuah uraian pekerjaan yang dilengkapi data dari sumber lain.

Analisa Jabatan: Pengantar dan Konsep

Oleh: Edy Susilo, Martin

Analisa Jabatan atau Job Analysis adalah sebuah alat yang biasa digunakan dalam manajemen sumber daya manusia - MSDM. Alat ini diciptakan untuk mendapatkan gambaran menyeluruh dan lengkap mengenai suatu jabatan atau posisi. Gambaran lengkap dan menyeluruh yang dimaksud adalah uraian mengenai tanggungjawab dan tugas-tugas suatu jabatan (job description) dan uraian mengenai kualifikasi atau persyaratan yang dibutuhkan (job spesification) supaya tanggungjawab dan tugas tersebut dapat dijalankan dan memberikan unjuk kerja (performance) yang dapat diterima (average) dan luar biasa (outstanding).

Sajian informasi atau uraian dari analisa jabatan inilah yang akan digunakan dalam proses atau kegiatan MSDM yang lain. Begitu pentingnya alat ini sehingga ada yang menyebut job analysis ini sebagai alat yang utama dan pertama dalam MSDM. Fungsi MSDM lain yang akan mempergunakan dokumen hasil analisa jabatan (job description and job spesification) adalah perencanaan tenaga kerja (manpower planning), perekrutan dan penempatan (recruitment and placement), pengembangan organisasi (organisation development), pelatihan dan pengembangan (training and development), penggajian dan imbal jasa (compensation and benefit), hubungan industrial (industrial relation), dan juga sistem informasi SDM (human resources information sistem).

***

Kendati proses analisa jabatan dapat dilakukan sendiri oleh organisasi atau perusahaan, namun banyak perusahaan besar yang menyerahkan proses analisa jabatan ini kepada pihak ketiga atau para konsultan. Hal ini karena proses ini biasanya dilakukan sepaket dengan evaluasi jabatan (proses lain untuk menentukan nilai atau harga suatu posisi atau jabatan) sehingga membutuhkan tingkat independensi yang tinggi. Selain karena sumber daya internal yang belum mampu menangani proses ini.

Proses Analisa Jabatan:

Analisa jabatan akan dimulai dengan proses pengumpulan data-data dari internal organisasi. Data-data yang biasanya digunakan adalah dokumen visi misi perusahaan, dokumen peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama, dokumen prosedur operasi yang sudah distandardisasikan, dan dokumen lain yang dapat memberikan histori jabatan yang akan dianalisa. Selanjutnya analis jabatan (sebutan untuk orang yang melakukan analisa jabatan) akan mempelajari dokumen tersebut dan menggali informasi mengenai suatu jabatan.

Setelah mendapatkan informasi dari data yang sudah ada, analis jabatan akan terjun ke lapangan mengadakan 1) Penyebaran questioner 2) Wawancara dengan pemangku jabatan/incumbent, atasan/superior, rekan/peer, dan bawahan/subordinate 3) Observasi. Proses terjun di lapangan ini dilakukan untuk organisasi yang proses bisnisnya sudah berjalan. Artinya sudah ada kegiatan yang dilakukan. Di lapangan ini, analis jabatan akan menggali mengenai: tanggungjawab dan wewenang jabatan, tugas-tugas yang dijalankan, prosedur standar dalam operasionalisasi, kendala dan hambatan, pihak yang biasa terlibat dalam penanganan pekerjaan (stake holders). Maka sebelum mengadakan wawancara, biasanya analis jabatan akan menyebarkan questioner yang berisi pertanyaan seputar hal tersebut di atas.

Ketika pulang dari lapangan, analis jabatan akan menggenggam informasi yang akan diramu menjadi uraian jabatan dan persyaratan jabatan. Dia akan membuat draf atas informasi tersebut. Draf uraian jabatan dan persyaratan jabatan tersebut selanjutnya akan dikonsultasikan kembali dengan atasan dan pemangku jabatan, sebelum disetujui oleh atasan dan pemangku jabatan.

Dalam tulisan-tulisan selanjutnya akan diurai secara lebih mendalam mengenai proses analisa jabatan, alat-alat yang biasa digunakan dalam analisa jabatan, dan hal teknis lainnya.

***