Job Analysis dalam Praktik (2)

lanjutan ........

8. Problem / Tantangan Khusus (Specific Problem / Challenges)

Menggambarkan bagian yang paling sulit dan kompleks yang tidak tercakup dalam uraian di atas dan yang bukan merupakan kegiatan rutin sehari-hari. Berisikan problem dan tantangan khusus yang khas dari suatu jabatan, di dalam maupun di luar organisasi, yang berkaitan dengan lingkup tanggungjawab jabatan.

Beberapa hal yang dapat membantu Anda untuk mengidentifikasi tantangan dan kompleksitas jabatan:
1. Keanekaragaman masalah
2. Masalah yang paling khas
3. Masalah yang paling sulit
4. Desakan waktu dan perhatian yang dibutuhkan dalam memecahkan masalah
5. Dukungan, bantuan, kemampuan yang dibutuhkan dalam memecahkan masalah
6. Kondisi atau keadaan lingkungankerja secara fisik seperti beresiko atau berbahaya, suara atau bunyi keras, gelap, pengap, kotor atau berlumpur, tertutup atau terisolasi, sempit dll.

Masalah-masalah ini bukan masalah yang bersifat pribadi seperti masalah antara atasan dan bawahan atau masalah ketidakpuasan kerja dll. Dengan kata lain, siapa pun yang menduduki jabatan tersebut akan menghadapi kesulitan atau masalah yang sama karena masalah tersebut melekat pada jabatan, bukan pejabatnya.

C. Langkah-langkah Penyusunan

>>> Mengkaji data-data Yang ada:
¨ Visi dan misi (Arah Dasar),
¨ Buku Panduan/Pedoman Pengelolaan Paroki/Instansi Kategorial.
¨ Struktur organisasi
¨ Daftar posisi yang ada
¨ Daftar tugas (task list)
¨ Tingkat kewenangan (level of authority)

>>>Melaksanakan analisa posisi (position analysis)
¨ Mengobservasi
>>>Mendaftar kegiatan apa saja yang HARUS dilakukan untuk memperoleh HASIL yang ada dalam Analisis Stakeholder
=> Kegiatan harian, mingguan, bulanan
=> Kegiatan yang dilakukan sendiri, bersama orang lain, dalam tim,
=> Kegiatan persiapan (pra-kegiatan) hingga penyelesaian (pasca-kegiatan)
=> Tuliskan dalam format:
=> Kata/frase Kerja + agar/supaya + Kata/frase Benda (hasil, bila ada) + Kata keterangan/frase (waktu, tempat, dll, bila perlu).
¨ Mengedarkan Questionaire
¨ Melakukan Wawancara
¨ Kombinasi

>>>Merumuskan draft position description:
¨ Menggunakan format baku/yang telah disepakati
¨ Bila mungkin, mendiskusikan draft tersebut dengan pemegang posisi (incumbent) dan juga pengawas (superior)

>>>Menetapkan position description
¨ Mengajukan position description dalam bentuk tertulis (hard copy) untuk ditandatangani dan disetujui baik oleh incumbent maupun superior
¨ Mengarsip position description, memperbarui bila dibutuhkan, menggunakan sebagai rujukan.