Uraian Pekerjaan (Job Description)

Dalam prosesnya analisa jabatan akan menghasilkan sebuah uraian jabatan. Definisi dari suatu Uraian Jabatan adalah “ringkasan aktivitas-aktivitas yang terpenting dari suatu jabatan, termasuk didalamnya tugas dan tanggung jawabnya”. Dengan kata lain Uraian Jabatan menjelaskan mengenai apa yang harus dikerjakan, mengapa dikerjakan, dimana dikerjakan dan secara ringkas bagaimana mengerjakannya.

Penulisannya dapat dalam format yang disesuaikan dengan kebutuhan dari masing-masing organisasi. Namun secara umum dapat dibagi dalam lima kelompok.

1. Identifikasi.

Dalam bagian ini dituliskan natara lain: nama jabatan, departemen, divisi, nama pemegang jabatan, nama atasan pemegang jabatan dan hal-hal lain yang dianggap perlu.

2. Ringkasan Umum.

Disini dituliskan ringkasan dari aktivitas jabatan tersebut. Para Job Analyst sepakat untuk membatasi dengan sekita empat kalimat atau tiga puluh kata.

3. Tugas dan Tanggung Jawab yang terpenting.

Bagian ini menuliskan lebih detail mengenai pekerjaan tersebut tetapi ringkas. Disarankan untuk menuliskan hanya aktivitas-aktivitas yang menyita lima persen lebih watu bekerja.

4. Spesifikasi Jabatan

Pada dasarnya bagian ini menjelaskan kualitas ata spesifikasi apa yang diperlukan untuk mengerjakan jabatan ini. Ini dikenal dengan “KSA requirement” yang merupakan ringkasan dari:

• Knowledge, jika berkatian dengan aktivitas mental
• Skill, jika berkaitan dengan aktivitas phisik
• Abillities untuk hal yang berkenaan dengan bakat.

5. Disclaimer dan Approval

Persetujuan pemegang jabatan dan atasannya perlu dicantumkan dengan menandatangani bagian ini. Disclaimer menjelaskan batasan-batasan yang biasanya diperlukan untuk kepentingan legal.