Proses Analisa Jabatan

Bagi mereka yang berkecimpung dalam aktivitas Human Resources, istilah Job Analysis, Job Description, Job Specification dan Job Evaluation bukanlah istilah yang asing. Istilah-istilah tersebut dalam bahasa Indonesia dikenal dengan Analisa Jabatan, Uraian Jabatan, Spsifikasi Jabatan dan Penilaian jabatan. Untuk itu perlu dimengerti apa dan bagaimana berfungsinya aktivitas-aktivitas tersebut termasuk mengapa perangkat tersebut diperlukan.

Organisasi manapun di dunia jika dikelola dengan benar selalu menggunakan strategi dalam menjalankan roda organisasinya. Yang dimaksud strategi disini adalah “rencana apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi”. Walaupun ini bukan definisi ilmiah tetapi merupakan definisi praktis, namun kiranya cukup untuk memulai topic pembicaraan kali ini. Strategi organisasi, yang dalam pengembangannya dipengaruhi oleh faktor luar maupun faktor dalam di dalam organisasi, selanjutnya akan dijabarkan lebih lanjut oleh Divisi-divisi seperti Keuangan, Komisi-komisi, dll yang ada dalam organisasi tersebut. Sehingga nantinya akan ada perencanaan di dalam divisi-divisi tersebut. Selanjutnya perencanaan Divisi tersebut akan dijabarkan lebih lanjut lagi dengan lebih terperinci menjadi Goal dan Objektip oleh departemen-departemen atau bagian-bagian lain dalam Divisi masing-masing. Untuk Human Resources Department misalnya dibagi dalam Recruitmen, Pengupahan, Training and Development dsb.

Namun sebelum masuk lebih dalam kiranya perlu dikemukakan atas beberapa istilah yang mungkin perlu dikaji.

1. Posisi: (sering disebut pula “kedudukan”) adalah sekelompok tugas yang dilimpahkan kepada seseorang. Banyaknya posisi dalam suatu organisasi adalah sebanyak personalia dalam organisasi itu.
2. Jabatan: merupakan sekelompok posisi yang sama dalam jenis dan tingkatan pekerjaannya. Dalam beberapa hal sebuah posisi yang tercakup dalam jabatan itu karena tidak ada posisi lainnya yang sama.
3. Okupasi: merupakan sekelompok jabatan yang sama dalam jenis pekerjaan dan ditemukan di seluruh organisasi. Suatu okupasi adalah suatu golongan pekerjaan yang ditemukan dalam banyak organisasi.


Mengapa Analisa Jabatan? Karena pada dasarnya focus utama dari Human Resources dari suatu organisasi adalah manusia yang berkarya atau bekerja di lingkup organisasi tersbut serta pekerjaannya/karyanya yang dikerjakan oleh manusia tersebut.

Pertanyaan selanjutnya adalah apa yang dimaksud dengan analisa jabatan?

Secara umum dapat didefinisikan dengan “suatu proses secara sistematis untuk mendapatkan informasi-informasi yang penting dan relevan mengenai suatu jabatan”.

Dengan demikian analisa jabatan merupakan suatu proses pengkajian dan pengumpulan informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan dan tanggung jawab suatu jabatan tertentu. Dalam kenyataannya ini merupakan suatu prosedur untuk mengumpulkan, mengolah, menafsirkan dan menarik kesimpulan berdasarkan segala fakta yang relevan dengan jabatan secara sistematis.

Oleh karena itu analisa jabatan menyelidiki tugas-tugas, proses-proses, peraturan-peraturan, wewenang-wewenang dan tanggung jawab, kondisi-kondisi kerja dan syarat-syarat perseorangan. Artinya bahwa analisa jabatan berhubungan dengan jabatan dan kondisi mengenai pemegang jabatan (pekerja) untuk melangsungkan jabatan tersebut.

Hasil langsung dari analisa ini adalah deskripsi jabatan/uraian jabatan dan spesifikasi jabatan.

Bagaimana kita melakukannya?

Untuk ini ada empat hal yang kita perlu ketahui. Pertama adalah sumber data. Kedua, bagaimana mendapatkan data tersebut. Ketiga adalah proses pengumpulannya, dan terakhir adalah siapa yang terlibat dalam proses analisa jabatan tersebut?.

1. Sumber Data.
Kita dapat membedakan sumber data menjadi dua kelompok.. “Sumber primer”, jika data itu diperoleh langsung dari pemegang jabatan dan/atau atasan pemegang jabatan tersebut. Disebut ‘sumber data sekunder” jika kita mendapatkannya dari selain yang primer tersebut. Ini antara lain diperoleh dari Organisasi itu sendiri, Dokumentasi yang sebelumnya, publikasi-publikasi, Assosiasi lain yang relevan, Data survey lain dsb.

2. Metode Analisa
Banyak cara untuk pengumpulan data ini. Untuk data primer yang sering digunakan ialah:

1. Pengamatan langsung. Ini terutama untuk pekerjaan-pekerjaan yang banyak membutuhkan pekerjaan phisik dan siklus kerjanya relatip pendek. Tentu saja dapat diikuti dengan pertanyaan-pertanyaan jika diperlukan penjelasan.
2. Wawancara. Bisa dilakukan wawancara perorangan maupun wawancara kelompok. Ini hampir dapat dipergunakan untuk semua jenis pekerjaan. Dimaksud dengan wawancara kelompok disini jika yang diwawancarai beberapa pekerja yang mengerjakan pekerjaan yang sama. Keuntungannya informasi yang dikumpulkan akan lebih lengkap karena pekerja-pekerja tersebut dapat saling melengkapi.
3. Kuestioner. Ini lebih cocok untuk pekerjaan yang memerlukan olah pikir dan memerlukan waktu untuk menjawabnya dan menghendaki pemegang jabatan untuk menjelaskan secara tertulis. Dapat disiapkan dalam bentuk “open-ended Questionaire” ataupun dengan “Highly Structured Questionaire”.
4. Kombinasi dari beberapa sistim di atas.

3. Proses analisa.
Untuk mendapatkan hasil yang maksimal, sebaiknya mengikuti proses berikut:

1. Pilih Jabatan-jabatan yang direncanakan untuk dievaluasi dan lengkapi dengan memeriksa catatan-catatan yang ada atau terdahulu mengenai jabatan yang dimaksud
2. Jelaskan maksud dan tujuannya kepada sipemegang jabatan dan atasannya. In perlu agar mereka tidak curiga, karena kalau mereka berfikir bahwa ini akan merugikan mereka, informasi yang akan mereka berikan tidak akan obyektip.
3. Jika maksud dan tujuan telah diterima dan dimengerti oleh pemegang jabatan barulah proses analisa dapat dilaksanakan.
4. Setelah keterangan yang diperlukan dirasa telah lengkap, kumpulkan dan susun baik uraian maupun spesifikasi jabatan.
5. “Maintain dan update” uraian maupun spesifikasi jabatan tersebut dengan selalu melengkapinya dengan informasi-informasi baru.

4. Siapa yang terlibat dalam proses analisa tersebut?
Seperti dikemukakan sebelumnya, pemegang jabatan dan atasannya yang langsung adalah kunci utama. Dari human resources biasanya seorang Job Analyst dan kalau tidak ada petugas yang khusus untuk itu dapat dibentuk task-force yang tentunya perlu mendapatkan pelatihan terlebih dahulu.

Kumungkinan-kemungkinan terjadinya kesalahan dalam proses analisa antara lain:

1. Salah dalam menentukan sampel
2. Informasi yang dikumpulkan kurang lengkap
3. Salah dalam mengartikan pertanyaan sehingga jawaban yang diberikan kurang tepat.
4. Bias dari pemegang jabatan ataupun penanya
5. Salah dalam menafsirkan hasil jawaban